Alles over de vrijwilligersovereenkomst

Wat is een vrijwilligersovereenkomst?

Een vrijwilligersovereenkomst is een document waarin je de afspraken tussen de organisatie en de vrijwilliger vastlegt. Je komt ook andere benamingen tegen, zoals een vrijwilligerscontract of samenwerkingsovereenkomst.

Een vrijwilligersovereenkomst is iets anders dan een arbeidsovereenkomst. Een vrijwilliger is immers geen werknemer en ontvangt geen loon voor het werk dat hij of zij doet. Let wel: alleen iemand 'vrijwilliger' noemen of een vrijwilligersovereenkomst laten tekenen, maakt iemand juridisch nog niet automatisch vrijwilliger. De daadwerkelijke situatie moet ook voldoen aan de voorwaarden die gelden voor vrijwilligerswerk.

In de vrijwilligersovereenkomst leg je vooral vast hoe jullie met elkaar willen samenwerken.

Denk bijvoorbeeld aan afspraken over:

• De werkzaamheden van de vrijwilliger;
• De dagen of uren waarop iemand zich inzet;
• Begeleiding en ondersteuning;
• Onkosten en eventuele vrijwilligersvergoeding;
• Verzekeringen;
• Privacy en het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Gedrag en omgangsvormen;
• Wat er gebeurt als de vrijwilliger wil stoppen;
• Wat de vrijwilliger van de organisatie mag verwachten.

Welke afspraken nodig zijn, verschilt natuurlijk per organisatie én per vrijwilligersfunctie.

Tip: hoewel het handig is om een standaard vrijwilligersovereenkomst te hebben, raden wij je aan om de inhoud altijd af te stemmen met de vrijwilliger en het daarom ook mogelijk te maken om de standaard overeenkomst aan te passen.

Is een vrijwilligersovereenkomst verplicht?

In veel gevallen is een schriftelijke vrijwilligersovereenkomst niet verplicht.

Toch raden we organisaties aan om belangrijke afspraken wel op papier te zetten. Niet omdat je vrijwilligerswerk helemaal moet dichttimmeren met regels en contracten, maar omdat duidelijkheid prettig is voor beide kanten.

Vrijwilligers weten daardoor beter wat er van hen wordt verwacht en wat zij van de organisatie mogen verwachten.

Dat laatste wordt nog weleens vergeten, maar is wel belangrijk. Een vrijwilligersovereenkomst gaat namelijk niet alleen over de plichten van de vrijwilliger. Een goede samenwerking is wederkerig. Dus als je uitgebreid beschrijft wat jij van vrijwilligers verwacht, kijk dan ook eens kritisch naar wat je als organisatie belooft.

Welke begeleiding krijgen vrijwilligers bijvoorbeeld? Bij wie kunnen ze terecht met vragen? Welke ondersteuning bied je? En welke afspraken gelden er wanneer iets niet goed loopt?

Wat zet je in een vrijwilligersovereenkomst?

Er bestaat niet één perfecte vrijwilligersovereenkomst die voor iedere organisatie geschikt is. Kijk liever naar wat er binnen jouw organisatie en vrijwilligerswerk nodig is. Je kunt bijvoorbeeld de volgende onderwerpen opnemen:

• Gegevens van de organisatie en vrijwilliger
  Wie gaan de samenwerking met elkaar aan?
• Werkzaamheden
  Welke taken voert de vrijwilliger uit en wat valt juist niet onder de functie?
• Inzet en beschikbaarheid
  Zijn er afspraken over vaste dagen, tijden of een gemiddeld aantal uren?
• Begeleiding
  Wie begeleidt de vrijwilliger en bij wie kan hij of zij terecht met vragen?
• Onkosten en vrijwilligersvergoeding
  Ontvangt de vrijwilliger een vergoeding of worden gemaakte kosten vergoed? Leg dan vast welke afspraken hiervoor gelden. Houd daarbij rekening met de actuele fiscale regels rondom vrijwilligersvergoedingen.
• Verzekeringen
  Welke verzekeringen heeft de organisatie geregeld en waarvoor is de vrijwilliger wel of niet verzekerd?
• Privacy en vertrouwelijkheid
  Met welke persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie krijgt de vrijwilliger te maken en welke afspraken gelden daarvoor?
• Gedrag en omgangsvormen
  Welke gedragscode, huisregels of andere afspraken zijn van toepassing?
• Scholing en ondersteuning
  Welke instructies, trainingen of andere ondersteuning biedt de organisatie?
• Beëindiging van de samenwerking
  Hoe kunnen de vrijwilliger en organisatie de samenwerking beëindigen? En wat gebeurt er bijvoorbeeld met sleutels, materialen of toegang tot systemen?

Je hoeft overigens niet alles in de vrijwilligersovereenkomst zelf te zetten. Sommige afspraken kunnen ook prima in een gedragscode, vrijwilligersbeleid, privacyverklaring of functieomschrijving staan. Zorg er dan wel voor dat duidelijk is welke documenten onderdeel zijn van de afspraken en verwijs indien nodig naar de andere documenten en geef aan waar de vrijwilliger deze kan vinden.

Maak van de vrijwilligersovereenkomst geen juridisch boekwerk

Duidelijkheid is belangrijk. Maar er zit ook een andere kant aan. Vrijwilligerswerk blijft vrijwilligerswerk.

Een overeenkomst van acht pagina's vol juridische termen, verplichtingen en verboden kan behoorlijk afschrikken. Zeker wanneer je tegelijkertijd vertelt dat vrijwilligers vooral vanuit betrokkenheid en plezier bij jouw organisatie actief zijn.

Ons advies is daarom: leg vast wat nodig is, maar houd het begrijpelijk en passend bij vrijwilligerswerk.

Vraag jezelf bij iedere afspraak af: waarom willen we dit eigenlijk vastleggen? Omdat het echt belangrijk is voor een goede en veilige samenwerking? Prima.

Of omdat het ooit in een oud vrijwilligerscontract is gezet en sindsdien niemand meer heeft gevraagd waarom? Dan is het misschien tijd om er nog eens kritisch naar te kijken. Probeer het zo te zien: een goede vrijwilligersovereenkomst moet voor de vrijwilliger als ondersteunend voelen en hem of haar niet afschrikken.

Gebruik de overeenkomst ook als start van het gesprek

Een vrijwilligersovereenkomst hoeft bovendien niet alleen maar een document te zijn dat je iemand toestuurt met de vraag:

"Wil je hier nog even een handtekening onder zetten?"

Je kunt het juist gebruiken om aan het begin van de samenwerking belangrijke verwachtingen met elkaar te bespreken.

Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger? Wat heeft de vrijwilliger nodig om het werk goed en met plezier te kunnen doen? Zijn er bijzonderheden waar jullie rekening mee moeten houden? En zijn de afspraken voor beide kanten duidelijk?

Daarmee wordt de vrijwilligersovereenkomst onderdeel van een goede onboarding in plaats van alleen administratief papierwerk.

En vergeet de afspraken daarna niet. Wij raden aan om minimaal één keer per jaar bewust met vrijwilligers stil te staan bij de samenwerking. Niet per se om ieder jaar een nieuwe overeenkomst te laten tekenen, maar wel om te bespreken:

• Klopt de functie nog?
• Is de vrijwilliger nog tevreden?
• Zijn wensen of verwachtingen veranderd?
• Heeft iemand behoefte aan andere taken, meer begeleiding of juist meer vrijheid?

Vrijwilligers veranderen. Organisaties veranderen. Dan mogen afspraken dus ook veranderen.

Extra aandachtspunten bij vrijwilligers in zorg en welzijn

Werk je met vrijwilligers in zorg en welzijn? Dan zijn er een aantal onderwerpen die extra aandacht verdienen.

Vrijwilligers kunnen bijvoorbeeld te maken krijgen met persoonlijke of vertrouwelijke informatie over cliënten, bewoners of patiënten. Maak daarom duidelijke afspraken over privacy en vertrouwelijkheid en zorg ervoor dat vrijwilligers weten wat zij wel en niet met anderen mogen delen.

Ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kan relevant zijn. Zeker wanneer vrijwilligers werken met kwetsbare mensen is het belangrijk om goed te beoordelen voor welke functies je een VOG wilt of moet vragen. Voor sommige werkzaamheden kan een VOG verplicht zijn. Ook wanneer dat niet zo is, kan je organisatie zelf bepalen dat voor bepaalde vrijwilligersfuncties een VOG nodig is. Kijk daarbij vooral naar de risico's en verantwoordelijkheden die bij de functie horen.

Leestip: in dit blog lees je meer over het VOG en wanneer het wel en niet verplicht is.

Daarnaast zijn juist in zorg en welzijn duidelijke grenzen tussen beroepskrachten en vrijwilligers belangrijk. Welke werkzaamheden mogen vrijwilligers uitvoeren? Waar houdt hun verantwoordelijkheid op? En wanneer moeten zij een beroepskracht inschakelen?

Hoe duidelijker je dit vooraf bespreekt, hoe kleiner de kans op onduidelijkheid in de praktijk.

Vrijwilligersovereenkomst voorbeeld

Wil je zelf een vrijwilligersovereenkomst opstellen? Dan kan een voorbeeld een handig vertrekpunt zijn.

Gebruik een voorbeeld alleen niet klakkeloos. Bekijk per onderdeel of het past bij jouw organisatie, vrijwilligers en manier van werken. Een vrijwilligersovereenkomst voor een vrijwillige chauffeur vraagt tenslotte om andere afspraken dan die voor een taalmaatje, bestuurslid of vrijwilliger die met cliënten in een zorginstelling werkt.

Een goede vrijwilligersovereenkomst is pas het begin