Wat is coachend leidinggeven en waarom werkt het zo goed bij vrijwilligers?

Gepubliceerd op 1 april 2022 om 15:11

Blog coachend leidinggeven

Als vrijwilligerscoördinator heb je een hoop te doen, want jouw takenpakket is namelijk heel divers. Eén van die taken is het leidinggeven aan vrijwilligers. Juist omdat je het als vrijwilligerscoördinator zo druk hebt, is dit veelal een taak die niet altijd even efficiënt wordt uitgevoerd. Zo worden vrijwilligers in de praktijk nogal eens aan hun lot overgelaten. Dit zorgt voor verwarring en neemt de motivatie van de vrijwilliger weg, en dat is natuurlijk zonde. De leiderschapsstijl coachend leidinggeven kan hierin een uitkomst bieden.

 

Binnen coachend leidinggeven staat namelijk centraal dat je de vrijwilliger zo zelfstandig mogelijk maakt door zijn of haar probleemoplossend vermogen te stimuleren. Een vrijwilliger die zo zelfstandig mogelijk werkt, heeft op den duur minder aansturing nodig. Dat is fijn, want zo kan jij jezelf toeleggen op andere taken. Ook voor de vrijwilliger is dit fijn, want hij of zij is dan minder afhankelijk van jou en ook groeit hierdoor zijn of haar zelfvertrouwen. In dit blog bespreken we wat coachend leidinggeven is en hoe je het kan toepassen.

 

Wat is coachend leidinggeven?

 

Binnen coachend leidinggeven staat centraal dat jij jouw team haar volledige potentie laat bereiken en coacht naar zelfstandigheid. Of terwijl; met deze stijl kan je ervoor zorgen dat vrijwilligers sneller zelf problemen gaan oplossen, hierdoor zelfstandiger en zelfverzekerder worden en daardoor hun volledige potentieel kunnen bereiken. Vrijwilligers gaan dus zelfstandiger werken en hebben jou als coördinator minder vaak nodig hebben. En aangezien jij het vast al heel druk hebt, komt dit mooi uit. Door deze leiderschapsstijl toe te passen, creëer je dus ook meer rust voor jezelf.

 

Hoe pas je coachend leidinggeven toe?

 

Als eerste willen we je meegeven dat het goed is om jezelf te beseffen dat het toepassen van deze leiderschapsstijl tijd en oefening vergt. Het is dus niet zo dat je alles binnen één dag onder de knie zal hebben en in de praktijk kan hebben toegepast. Doe het daarom rustig aan. Eén klein stapje per week is al voldoende.

Coachend leidinggeven bestaat uit verschillende elementen, namelijk:

  • De vrijwilliger(s) voorzien van informatie en motiveren;
  • Het stimuleren van het probleemoplossend vermogen van de vrijwilligers en bijsturen(s);
  • Het geven én ontvangen van feedback;
  • Het delegeren en loslaten van taken en verantwoordelijkheden;
  • En het bieden van ruimte voor ontwikkeling.

Laten we al deze elementen eens onder de loep nemen.

 

Het informeren en motiveren van vrijwilligers

 

Met het informeren en motiveren van vrijwilligers bedoelen we dat je vrijwilligers heldere werkinstructies geeft. Het moet voor de vrijwilliger duidelijk zijn wat je van hem of haar verwacht en wat zijn of haar taken zijn. Ook bedoelen we hiermee dat je vrijwilligers op de hoogte houdt van wat er speelt binnen de organisatie. We raden je dan ook aan om belangrijke ontwikkelingen altijd te delen met vrijwilligers. Je gaat er namelijk naartoe werken om de vrijwilliger zo zelfstandig mogelijk te maken. Door vrijwilligers op de hoogte te houden van wat er speelt, bied je hen de kans om actief mee te denken en hierdoor geef je de vrijwilligers al een stukje meer zelfstandigheid.

 

Wanneer je de vrijwilliger voorziet van instructies, is het ook goed om hem of haar te motiveren en enthousiasmeren voor het werk. Gelukkig zijn de meeste vrijwilligers vanuit zichtzelf al gemotiveerd (dit noemen we intrinsieke motivatie), maar toch is het goed om net even dat extra zetje te geven.

 

Het stimuleren van het probleemoplossend vermogen van vrijwilligers en bijsturen

 

Deze stap vergt wellicht enige moeite van jou. Bij het stimuleren van het probleemoplossend vermogen, komt namelijk kijken dat je vrijwilligers durft los te laten, en dat kan lastig zijn. Natuurlijk betekend dit niet dat je de vrijwilligers helemaal aan hun lot overlaat. Het betekend dat je de vrijwilliger de ruimte en vrijheid biedt om zelf met oplossingen voor problemen te komen en om zelf initiatief te nemen.

 

Wanneer je ziet dat er iets niet helemaal goed gaat, probeer dan eens een stapje terug te doen en niet meteen in te grijpen. Pas als je ziet dat de vrijwilliger er zelf echt niet uitkomt, kan je gaan helpen. Je gaat dan bijsturen en gaat samen met de vrijwilliger opzoek naar een oplossing. Voor het bijsturen kan je de volgende stap, het geven en ontvangen van feedback, inzetten.

 

Het geven en ontvangen van feedback

 

Feedback geven en ontvangen

Een ander essentieel aspect bij coachend leidinggeven is het geven en ontvangen van feedback. Van feedback kan je namelijk leren en groeien. Dit geldt zowel voor jou als voor de vrijwilliger. Zie feedback daarom niet als eenrichtingsverkeer.

 

Je kunt feedback bijvoorbeeld geven tijdens een periodiek evaluatiemoment. Het doel hiervan is om bestaande vaardigheden te versterken en de ontwikkeling van nieuwe kwaliteiten te stimuleren. Niet door je eigen kennis over te dragen, maar door het leerproces van je vrijwilligers te stimuleren. Tijdens het geven van feedback kan je ook zogenoemde ‘blinde vlekken’ zichtbaar maken. Met blinde vlekken bedoelen we hetgeen waarvan de vrijwilliger zich nog niet bewust is. Dit kan een bepaald soort gedrag zijn, maar het kan ook zo zijn dat de vrijwilliger een bepaalde competentie mist.

Feedback geven en ontvangen kan lastig zijn. We delen daarom een aantal tips met je.

 

Tips voor het geven van feedback

 

  • Tip 1: start met iets positiefs en ga daarna pas over naar iets negatiefs. Wanneer je tijdens het geven van feedback direct start met iets negatiefs, ontstaat de kans dat de vrijwilliger meteen in de verdediging schiet. De feedback komt dan niet meer goed binnen. Door eerst met iets positiefs te starten, creëer je een fijne sfeer en daardoor valt de negatieve feedback minder zwaar.
  • Tip 2: praat vanuit jezelf en gebruik de ik-boodschap. Vermijd tijdens het geven van feedback uitspraken zoals: ‘wij vinden allemaal dat je dit niet goed doet’. Je spreekt tijdens het geven van feedback altijd vanuit jezelf en nooit namens de hele organisatie. Je weet immers niet wat de hele organisatie vindt en daarnaast is het voor de vrijwilliger niet prettig om te denken dat de hele organisatie een bepaald iets niet prettig of goed vindt.
  • Tip 3: bespreek samen wat de vrijwilliger kan doen met de feedback. Zo kan je de vrijwilliger vragen om zelf eens na te denken naar mogelijke oplossingen voor hetgeen waar je feedback over hebt gegeven.
  • Tip 4: vraag ook altijd even of de vrijwilliger de feedback heeft begrepen.

 

Tips voor het ontvangen van feedback

  • Tip 1: durf om feedback te vragen. Hierdoor geef je de vrijwilliger ruimte om inbreng te geven en dat vindt de vrijwilliger fijn. En daarnaast ben jij, net als de vrijwilliger, nooit uitgeleerd!
  • Tip 2: bij het ontvangen van feedback is het goed om open te staan. Luister goed naar wat de vrijwilliger zegt en bevestig dat je de feedback hebt begrepen en je er iets mee gaat doen. Indien je de feedback niet goed hebt begrepen, vraag dan gerust om wat meer uitleg.
  • Tip 3: ook wanneer je het niet eens bent met de feedback, is het toch goed om aan te geven dat je gaat kijken wat je hiermee kan doen. De vrijwilliger voelt zich dan gehoord en wellicht kom je later tot de conclusie dat je toch iets aan de feedback hebt. Soms moet je er gewoon even over nadenken om dit te beseffen.

Het delegeren en loslaten van taken en verantwoordelijkheden

Na het geven van de basisinstructies en het (indien nodig) bijsturen door het geven en ontvangen van feedback, is het tijd om te gaan delegeren en loslaten. Of terwijl: je geeft de vrijwilliger een taak en laat de vrijwilliger de taak vervolgens zelfstandig uitvoeren zonder dat je jezelf hiermee bemoeit. Tijdens deze stap, geef je de vrijwilliger het vertrouwen om de taak naar eigen inzicht uit te voeren.

 

Het bieden van ruimte voor ontwikkeling

 

Binnen coachend leidinggeven staat het stimuleren van het probleemoplossend vermogen van de vrijwilliger centraal. Om zelf problemen te kunnen lossen oplossen, heeft een persoon bepaalde vaardigheden nodig. Zo is het van belang om een probleem te kunnen signaleren, analyseren en mogelijke oplossingen te kunnen bedenken. En hierbij is het hebben van een bepaalde mate van creativiteit belangrijk. Daarnaast is het belangrijk om proactief te zijn en een bepaalde mate van assertiviteit te hebben om een oplossing naar voren te durven brengen en om deze vervolgens uit te voeren. Wanneer de vrijwilliger één of enkele van deze vaardigheden onvoldoende bezit, dan is het goed om de vrijwilliger te helpen om deze vaardigheden te versterken. Dit kan aan de hand van het bieden cursussen en trainingen, en door de vrijwilliger te helpen groeien door structureel feedback te geven.

 

Ook wanneer de vrijwilliger wel in het bezit is van de juiste vaardigheden, is het van belang om voldoende ruimte te bieden voor het door ontwikkelen van zijn of haar kennis en vaardigheden. Dit kan bijvoorbeeld door het organiseren van bijscholingstrajecten, maar ook door hen door te laten stromen naar een andere taak met meer verantwoordelijkheden. Wanneer je als organisatie investeert in je vrijwilligers geef je de vrijwilligers het gevoel dat ze ertoe doen. En dat vrijwilligers ertoe doen, is één ding dat zeker is! Ook bied je de vrijwilligers zo nieuwe prikkels aan waardoor je de kans vergroot dat zij het vrijwilligerswerk leuk en interessant blijven vinden.

 

Hoe nu verder?

 

Door het lezen van dit blog heb je al een mooie basis gelegd voor het toepassen van coachend leidinggeven. Misschien heb je nu voldoende tools om hiermee aan de slag te gaan, maar misschien heb je het gevoel dat je hier meer over wilt leren. Wanneer dat laatste het geval is, raden we je aan om deel te nemen aan de basistraining vrijwilligersmanagement.

 

Succes!

 

Geschreven door Suzanne de Baere, eigenaresse van De Klimop Academie


«   »

Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.