Het teamvormingsproces van vrijwilligers

Gepubliceerd op 12 november 2021 om 09:30

Vrijwilligers binnen een organisatie vormen een team. In de praktijk zien we vaak dat er subgroepen ontstaan. Vrijwilligers die verantwoordelijk zijn voor één afdeling vormen een subgroep.

 

Elk team, of het nu gaat om vrijwilligers of beroepskrachten, gaat door een ontwikkelingsproces heen. Dit proces wordt ook wel het teamvormingsproces genoemd. Het teamvormingsproces is voortdurend gaande en dus is een team niet statisch, maar in beweging. Hoe gaat dit teamvormingsproces in zijn werk en waarom is het goed om dit te weten? Je leest het in dit blog.

 

Wat is het teamvormingsproces?

 

Vanaf het moment dat mensen gaan samenwerken, vormen zij een team. Het teamvormingsproces start. Het teamvormingsproces is in feite de weg die een team of groep aflegt. Deze weg kent verschillende fases met elk eigen kenmerken.

 

Waarom is het belangrijk dit te weten?

 

Een mooie manier om dit teamvormingsproces beter te begrijpen is door het teamontwikkeling model van Tuckman erbij te pakken. Volgens dit model zijn er 5 fases waar een groep zich doorheen beweegt. Bij elke fase horen kenmerken en per fase heeft de groep iets van jou als vrijwilligerscoördinator nodig om goed te kunnen functioneren. Er zijn dus per fase bepaalde behoeften waar jij als coördinator op in kunt spelen om het team goed te laten functioneren.

 

Wanneer je weet in welke fase jouw team zich bevindt, dan weet je ook wat zij op dat moment van jou nodig hebben om goed te functioneren. Hier kan je vervolgens op inspelen. Zo kan jouw team haar volledige potentie bereiken. Dit is een belangrijk onderdeel van het leidinggeven aan vrijwilligers, of wel vrijwilligersmanagement. Wil je meer weten over wat vrijwilligersmanagement is en jouw als vrijwilligerscoördinator hier in is? Kijk dan eens naar het blog ‘Vrijwilligersmanagement: wat houdt dit precies in en wat is de rol van de vrijwilligerscoördinator hier in?’.

 

Het teamontwikkeling model van Tuckman

 

 

Het team ontwikkelingsmodel van Tuckman bestaat uit 5 fases:

  • Fase 1 vormen;
  • Fase 2 stormen;
  • Fase 3 normeren;
  • Fase 4 presteren;
  • Fase 5 opheffen.

De groep start in fase 1 vormen en stroomt vervolgens door naar fase 2 enzovoorts.

teamontwikkeling-vrijwilligers-Tuckman

Fase 1 vormen

Dit is de beginfase van het teamvormingsproces en gaat van start zodra de vrijwilligers voor het eerst bij elkaar komen. Dit kan zijn tijdens een kennismakingsbijeenkomst, of dit kan zijn tijdens de eerste werkdag. In deze fase begint de groep zich te vormen. De vrijwilligers tasten af, en ontdekken wie wie is. Binnen deze fase zijn er vaak nog geen conflicten gaande tussen vrijwilligers.

 

Belangrijk is dat je jezelf als vrijwilligerscoördinator niet te veel in dit proces laat zuigen. Je bent wel onderdeel van de groep, maar neemt duidelijk coördinerende rol op je. Geef ook duidelijk aan wat jouw taken als coördinator zijn, en wat de taken van de vrijwilligers zijn zodat hier geen verwarring over ontstaat.

 

In deze fase heeft het team behoefte aan richting, duidelijke afspraken en kaders. Maak duidelijk waarom deze groep is samengesteld en schets wat de doelen zijn van het team. Maak vervolgens samen afspraken over de samenwerking.

Fase 2 stormen
In deze fase worden gezamenlijke doelen gesteld en wordt bepaald wie de leider van de groep is. Er is meer interactie tussen de vrijwilligers en er beginnen zich zelfs subgroepen te vormen. Daarnaast begint men in deze fase steeds vaker zijn of haar mening uit te spreken, wat kan leiden tot conflicten. Dit alles is meestal gaande nadat de vrijwilligers enkele keren met elkaar hebben samengewerkt.

 

Als vrijwilligerscoördinator is het belangrijk dat je ervoor zorgt dat vrijwilligers in deze fase het vertrouwen krijgen dat ze hun mening mogen uitspreken. Ook is het belangrijk dat jij als coördinator onpartijdig blijft tijdens conflicten. Kies bij conflicten dus geen kant en laat beiden partijen zich naar elkaar uitspreken. Ook is het van belang dat je vrijwilligers leert zelf conflicten op te lossen. Wees dus niet meteen geneigd om alle problemen zelf op te lossen, maar vraag de vrijwilligers zelf eens na te denken naar een mogelijke oplossing.

Fase 3 normeren
In deze fase ontstaat er binnen de groep vrijwilligers een cultuur met normen en waarden en krijgt elke vrijwilliger daarnaast een rol toegewezen. De groep is trots op zichzelf en op elkaar en vrijwilligers starten met het geven van feedback aan elkaar.

 

Als vrijwilligerscoördinator is het binnen deze fase belangrijk dat je kijkt naar de competenties die de personen binnen de groep bezitten en ervoor te zorgen dat elk persoon een rol krijgt toegewezen waar hij of zij deze competenties in kwijt kan. Daarnaast is het van belang de groep steeds verder los te laten, want het is de bedoeling dat de groep ook blijft functioneren wanneer jij er niet bij bent.

Fase 4 presteren
Deze fase wordt ook wel de werkfase genoemd. De vrijwilligers vormen één team met gedeelde motivatie en het gevoel van ‘wij tegen de rest’ leeft. In deze fase is je team het meest effectief, en het is dan ook belangrijk hier gebruik van te maken. Laat de vrijwilligers dingen ondernemen en indien mogelijk zelf dingen regelen en organiseren.

 

Als vrijwilligerscoördinator is het nu zaak om taken te delegeren. Geef dus duidelijke instructies aan je vrijwilligers zodat ze weten wat ze moeten doen.

 

Fase 5 opheffen
In deze fase valt het team weer uit elkaar, waarna het hele teamvormingsproces weer opnieuw start. Je ziet het team vaak uit elkaar vallen nadat er meerdere conflicten hebben plaatsgevonden, of nadat er mensen zijn weggegaan uit de groep en nieuwe mensen zijn geïntroduceerd binnen de groep. Ook wanneer er een nieuwe vrijwilligerscoördinator start, zal het teamvormingsproces opnieuw starten.

 

Belangrijk is dat jij als coördinator de groep weer opnieuw door dit proces heen begeleidt, en dat je jezelf niet laat demotiveren door deze fase, want het uiteenvallen van een team hoort er nu eenmaal bij.

 

Een kanttekening bij dit model is dat niet altijd alle fases strikt doorlopen worden en dat groepen soms in een bepaalde fase blijven hangen. Desondanks, biedt dit model goede handvatten waarmee je jezelf kan profileren als goede vrijwilligerscoördinator.

 

Hoe nu verder?

 

Je hebt nu meer inzicht gekregen in de fases waar groepen doorheen gaan en wat de groep van jou nodig heeft per fase. Het is goed om de vrijwilligers de komende weken te observeren zodat je leert herkennen in welke groep jouw team zich bevindt. Na een tijdje ga je dit steeds beter herkennen en ga je aanvoelen wat jouw team van jou nodig heeft om goed te functioneren.

 

Hulp nodig?

 

Wil je liever verder de diepte in gaan over dit onderwerp en aan de hand van een praktijkopdracht leren herkennen in welke fase jouw team zich bevindt? Dan is de basistraining vrijwilligersmanagement iets voor jou. In deze training leer je hoe je een goede basis legt voor het werken met- en leidinggeven aan vrijwilligers en komt het teamvormingsproces uitgebreid aan bod. Je vindt hier meer informatie over de basistraining vrijwilligersmanagement. Benieuwd wat anderen van deze training vonden? Je leest hier alle beoordelingen over de basistraining vrijwilligersmanagement

Leestip: het gratis e-book ‘de basis van vrijwilligersmanagement’ is een goede voorbereiding op de basistraining vrijwilligersmanagement.

Geschreven door Suzanne de Baere, eigenaresse van De Klimop Academie


«   »

Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.