Hoe kun je succesvol vrijwilligers werven? Een praktisch stappenplan

Meer of minder vrijwilligers?

Als je al een tijdje vrijwilligers werft, is het je waarschijnlijk opgevallen dat het lastiger is geworden om nieuwe vrijwilligers te vinden, zeker voor de vaste activiteiten en taken. Je moet harder werken om op te vallen, om vrijwilligers binnen te halen, én om ze vervolgens aan de organisatie te verbinden.

Hoe komt dat? Zijn er minder vrijwilligers?

Gelukkig niet. Uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) blijkt zelfs dat er in 2024 meer vrijwilligers waren dan het jaar ervoor. Volgens het CBS gaf 49% van de bevolking van 15 jaar of ouder aan zich in 2023 ten minste één keer vrijwillig te hebben ingezet voor een organisatie of vereniging. Dit percentage is een stijging ten opzichte van de coronajaren, waarin gemiddeld 41% van de Nederlanders vrijwilligerswerk deed.

Opvallend is dat in 2023 vrijwilligers zich vaker incidenteel (af en toe of eenmalig) inzetten dan in 2022. Het aandeel dat regelmatig (wekelijks of maandelijks) vrijwilligerswerk deed, lag iets lager dan in 2022 (bron: CBS).

Er zijn dus meer vrijwilligers, maar een grote groep zet zich op flexibele basis, tijdelijk of eenmalig in. Zij verbinden zich dus niet meer voor een lange tijd aan één organisatie.

Maar er speelt nog iets anders: steeds meer organisaties zoeken vrijwilligers. Er staan ontzettend veel vrijwilligersvacatures open, waardoor potentiële vrijwilligers steeds meer te kiezen hebben. Daardoor is het lastiger om op te vallen en moet je harder je best doen. Ook om ervoor te zorgen dat je vrijwilligers echt iets te bieden hebt. 

Kortom; er zijn dus meer vrijwilligers, maar wel zet een grote groep vrijwilligers zich anders in dan voorheen, bijvoorbeeld op flexibele basis. Daarnaast is het aanbod aan vrijwilligersvacatures ontzettend groot waardoor je als organisatie minder goed opvalt. En die combinatie kan wel eens de reden zijn dat je nu moeilijker aan nieuwe vrijwilligers komt.

Wat kun je hier aan doen?

Er zijn dus twee dingen aan de hand. Enerzijds zien we dat steeds meer vrijwilligers de wens hebben om zich op flexibele basis in te zetten, of slechts eenmalig of tijdelijk. Daar kun je op inspelen door tijdelijke en flexibele taken te creëren.

Anderzijds moet je wat harder je best doen om je vacature en organisatie te laten opvallen. Dat doe je door in je werving goed na te denken over wie je zoekt, waar je die persoon vindt, wat jouw organisatie aantrekkelijk maakt en dit allemaal te vertalen in een sterke wervingscampagne. In onze cursus gaan we hier dieper op in, maar om je alvast op weg te helpen is hier een basisstappenplan waar je een goede start mee maakt.

Stappenplan vrijwilligers werven

Stap 1: bepaal wie je zoekt

De kans bestaat dat je al weet waar je vrijwilligers voor zoekt, maar weet je ook wie je zoekt? En waarom het goed is om erover na te denken?

Stel, je weet wel waar je vrijwilligers voor zoekt, maar hebt eigenlijk geen idee wie jouw ideale vrijwilliger is, dan bestaat de kans dat je werving te algemeen wordt. De vacaturetekst of video die je maakt is niet specifiek en er komt niet duidelijk in terug voor wie het bedoeld is. Jouw ideale vrijwilliger voelt zich dan zeer waarschijnlijk niet aangesproken en denkt ‘dit is niet voor mij’.

Het resultaat? De vrijwilliger reageert niet en er volgt een radiostilte. Of misschien komt er hier en daar wel een reactie binnen, maar helaas net niet van de personen die matchen bij wie jij zoekt.

Zich aangesproken voelen in een tekst of video is iets wat mensen belangrijk vinden. Dit wordt ook wel personalisatie genoemd. Door je wervingsboodschap te personaliseren naar je ideale vrijwilliger, zorg je ervoor dat je boodschap opvalt en dat jouw ideale vrijwilliger zich aangesproken voelt en reageert.

Stap 2: kies de juiste wervingskanalen

Als je weet wie je zoekt, kun je vervolgens kijken waar je deze mensen vindt. Is deze doelgroep bijvoorbeeld actief op bepaalde social media kanalen? Of kun je deze doelgroep op specifieke plekken vinden, zoals scholen? De plekken waar deze doelgroep te vinden is, zijn de plekken waar je jouw wervingsboodschap wil gaan verspreiden. Die plekken worden ook wel wervingskanalen genoemd.

Je kunt wervingskanalen zien als middelen die je kunt gebruiken om jouw wervingsboodschap onder de aandacht te brengen. Dit kunnen zowel online als offline plaatsen zijn.

Een goed startpunt is om je netwerk, het netwerk van collega’s en het netwerk van huidige vrijwilliger in te zetten. Uit onderzoek is gebleken dat netwerken de meest effectieve manier is om nieuwe vrijwilligers te werven. Wanneer iemand van een persoon in zijn of haar netwerk hoort hoe leuk en waardevol het vrijwilligerswerk binnen een organisatie is, dan zal deze persoon zich sneller aangesproken voelen tot deze organisatie.

Wat ook goed werkt is vrijwilligers werven via social media. Alleen dan is het wel belangrijk dat je die social media kanalen kiest waar jouw ideale vrijwilliger te vinden is. In onze cursus delen we welke doelgroepen te vinden zijn op welke social media kanalen zodat je dit niet helemaal zelf hoeft uit te zoeken.

Je kunt ook gebruik maken van externe platformen en websites. NLvoorelkaar is een goede aanrader. Hier kan je jouw vacature(s) plaatsen, waardoor potentiële vrijwilligers je makkelijker vinden.

Stap 3: zet je organisatie aantrekkelijk in de markt

Waarom zou een vrijwilliger bij jouw organisatie aan de slag moeten gaan? Wat maakt jullie uniek? Wat maakt het vrijwilligerswerk bij jullie zinvol en waardevol? Heb je daar al eens over nagedacht?

Potentiële vrijwilligers hebben eindeloze keuzes in wat ze doen met hun vrije tijd. Die eindeloze keuzes maken dat het heel belangrijk is dat we vrijwilligers iets te bieden hebben en daarmee kunnen verleiden om bij ons aan de slag te gaan. Dat verleiden doe je door jouw organisatie aantrekkelijk in de markt te zetten.

Om te onderzoeken wat jouw organisatie uniek maakt, kun je zogenoemde Unique Selling Points onderzoeken. Unique Selling Points (USP’s in het kort) zijn kenmerken die jouw organisatie onderscheiden. Het zijn dingen die jouw organisatie doet onderscheiden van andere soortgelijke organisaties. Het zijn dus dingen die jouw organisatie wel heeft, maar de ‘concurrent’ niet.

Wat de USP’s van een organisatie zijn, is per organisatie verschillend, want het is immers iets dat de organisatie uniek maakt. Het is goed om hier een lijstje van te maken zodat je het straks in je wervingsboodschap kunt delen.

Stap 4: maak een pakkende wervingsboodschap

Een wervingsboodschap is de boodschap waarmee je nieuwe vrijwilligers probeert aan te trekken. Dat kan een geschreven vacaturetekst zijn, maar ook een video. Bij het opstellen van je wervingsboodschap zijn er een aantal dingen waar je op kunt letten om de boodschap sterk te maken. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk dat je het taal- en beeldgebruik afstemt op dat van jouw ideale vrijwilliger. Maar ook dat je zorgt voor een duidelijke opzet.

Een vacaturetekst of wervingsboodschap heeft globaal gezien de volgende opzet:

• Een pakkende titel;
• Een sterke inleiding: bijvoorbeeld een ervaringsverhaal van een vrijwilliger of een korte omschrijving van de functie;
• De inhoud: hierin vermeld je de USP’s, het aantal uur waarvoor je een vrijwilliger zoekt, de werkdagen, en wat hiertegenover staat. Of terwijl: wat de vrijwilliger terugkrijgt voor zijn of haar inzet.
• Iets over de organisatie: ga ervan uit dat de persoon die de vacature leest nog niks weet over je organisatie en ook geen zin heeft om je website door te spitten. Vermeld dus altijd kort iets over jouw organisatie, de doelgroep waar jullie het allemaal voor doen en jullie missie.
• Call-to-action: vermeld hier hoe en tot wanneer de vrijwilliger kan solliciteren.

Wij raden je aan om ook passend beeldmateriaal toe te voegen, zoals een foto van vrijwilligers in actie, zodat de vacature nog meer opvalt.

Stap 5: verspreiden maar

En dan is het tijd om jouw wervingsboodschap te gaan verspreiden via de wervingskanalen die je bij stap 3 hebt gekozen. Hier zijn een paar tips om je wervingsboodschap op een effectieve manier te verspreiden:

• Tip 1: zet meerdere kanalen in. Dit vergroot de kans dat veel mensen het te zien krijgen
• Tip 2: blijf je oproep herhalen. Ook hiermee vergroot je de kans dat potentiële vrijwilligers de boodschap te zien krijgen én de vrijwilligersvacature niet vergeten.
• Tip 3: werven is geen eenmalige actie – blijf zichtbaar, ook als je geen directe vacature hebt.

Klaar voor veel nieuwe vrijwilligers?

Met dit stappenplan heb je een mooie basis gelegd om vrijwilligers te werven. Heb je behoefte om verder de diepte in te gaan op het werven van vrijwilligers op een succesvolle manier en om nog meer tips te krijgen? En zou je het fijn vinden als iemand meekijkt met jouw wervingscampagne en je gericht feedback geeft zodat deze nog sterker en succesvoller wordt? Doe dan mee met de cursus succesvol vrijwilligers werven.

In deze cursus gaan we namelijk de diepte in op deze stappen, op wat de vrijwilliger van nu wil en hoe jij hierop inspeelt. De cursus is verrijkt met echte praktijkvoorbeelden die jou nieuwe inspiratie geven om jouw werving nog krachtiger neer te zetten. Wie weet heb je dan net als Femke - die tijdens het volgen van de cursus de lesstof meteen in de praktijk toepaste - al tijdens het volgen van de cursus 10 nieuwe vrijwilligers binnengehaald! Je bent van harte welkom om mee te doen.