Een sterk vrijwilligersbeleid opstellen

Wat is een vrijwilligersbeleid?

Een vrijwilligersbeleid is een document waarin staat beschreven op welke manier een organisatie kijkt naar de inzet van vrijwilligers en waarin basisafspraken staan over het werken met vrijwilligers. Het vrijwilligersbeleid geeft richting aan het vrijwilligerswerk binnen een organisatie en wordt gebruikt als leidraad om met vrijwilligers te werken.

Waarom is het belangrijk om een vrijwilligersbeleid te hebben?

Een vrijwilligersbeleid zorgt voor duidelijkheid. Zowel beroepskrachten als vrijwilligers weten precies hoe er wordt samengewerkt, wie welke taken oppakt en wat ieders rol is. Dit voorkomt verwarring, onduidelijkheid en onderlinge wrijving.

Daarnaast versterkt een goed vrijwilligersbeleid de relatie met vrijwilligers. Zij weten waar ze aan toe zijn en voelen zich gewaardeerd omdat er goed is nagedacht over hun inzet. Dit vergroot de kans dat ze langer actief blijven.

Ook helpt een sterk beleid bij het aantrekken van nieuwe vrijwilligers. Het laat zien dat de organisatie vrijwilligers serieus neemt en goed heeft nagedacht over hun rol. Dat maakt de organisatie aantrekkelijker voor nieuwe mensen.

Wie is verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid opstellen?

Meestal stelt het managementteam het vrijwilligersbeleid op, maar de vrijwilligerscoördinator levert belangrijke input. De vrijwilligerscoördinator kan zelfs het voortouw nemen en een opzet maken. Het is handig om ook vrijwilligers te vragen om actief mee te denken. Zij waarderen dat én brengen waardevolle inzichten vanuit hun eigen perspectief.

In sommige organisaties is de vrijwilligerscoördinator zelf verantwoordelijk voor het opstellen van het vrijwilligersbeleid. Dit hangt deels af van de rol en positie. Meer hierover lees je in dit blog over vrijwilligersmanagement en de rol van de coördinator.

Wat hoort er in een vrijwilligersbeleid te staan?

In een vrijwilligersbeleid komen de volgende onderdelen terug:

• Informatie over de organisatie: hier beschrijf je zaken als de missie en visie van de organisatie.
  
  
• De visie op vrijwilligerswerk: wat betekenen vrijwilligers voor de organisatie? Waarom werken jullie met vrijwilligers? Dat vormt jullie visie op vrijwilligerswerk.
  
  
• Doelen van de organisatie: wat hoopt de organisatie binnen 5 tot 10 jaar te bereiken? En welke rol spelen vrijwilligers hierin?
  
  
• Trends en ontwikkelingen: welke trends en ontwikkelingen zijn er gaande binnen jullie branche en binnen vrijwillige inzet? En hoe beïnvloeden deze trends en ontwikkelingen het vrijwilligerswerk? Wat doen jullie ermee?
  
  
• De positie van de vrijwilliger (en beroepspersoneel): wat is de positie van de vrijwilligers binnen de organisatie? Wat zijn de omgangsregels tussen vrijwilligers en beroepspersoneel (indien van toepassing).
  
  
• Taak- en functieomschrijving: welke taken mogen vrijwilligers uitvoeren? En welke taken zijn voor beroepskrachten (indien van toepassing)?
  
  
• Werving, selectie en introductie: hoe werft de organisatie vrijwilligers en hoe verloopt de selectieprocedure? Hoe worden vrijwilligers ingewerkt?
  
  
• Begeleiding: wie is er verantwoordelijk voor het begeleiden van vrijwilligers? En op welke manier communiceert deze persoon met vrijwilligers?
  
  
• Ontwikkelingsmogelijkheden: zijn er scholings- en ontwikkelingsmogelijkheden voor vrijwilligers?
  
  
• Beloning en waardering: hoe worden vrijwilligers gewaardeerd en beloond voor hun inzet?
  
  
• Rechten en verwachtingen: welke rechten hebben vrijwilligers binnen de organisatie? En wat verwacht de organisatie van vrijwilligers?
  
  
• Verzekeringen: zijn vrijwilligers vanuit de organisatie verzekerd tijdens hun werkzaamheden? En zo ja, wat dekt deze verzekering, of waar kan de vrijwilliger hier meer informatie over vinden?
  
  
• Geschillenprocedure: wat is de geschillenprocedure voor de vrijwilligers binnen de organisatie?
  
  
• Beëindiging vrijwilligerswerk: is er een procedure voor het beëindigen van het vrijwilligerswerk (zowel door de organisatie als door vrijwilligers)?

De antwoorden op de bovengenoemde vragen vormen samen een basis opzet voor het beleid. Wil je nog verder de diepte ingaan over wat er in een vrijwilligersbeleid hoort te staan? Dan is de basistraining vrijwilligersmanagement iets voor jou. Als onderdeel van deze training leer je namelijk hoe je een vrijwilligersbeleid opstelt en krijg je per onderdeel concrete vragen die je kunt beantwoorden zodat je niet alles zelf hoeft uit te vogelen.

Belangrijke dingen om rekening mee te houden

Een sterk vrijwilligersbeleid is toekomstbestendig en veerkrachtig. Dat betekent dat het na het schrijven niet meteen verouderd is. Houd bij het schrijven dus goed in gedachten waar jullie over 5 tot 10 jaar willen staan.

Er zijn nog een aantal andere factoren die een vrijwilligersbeleid toekomstbestendig maken. Ook hierover kom je meer te weten in de basistraining vrijwilligersmanagement.

Wat doe je verder met het vrijwilligersbeleid?

Breng het vrijwilligersbeleid actief onder de aandacht bij zowel beroepspersoneel als vrijwilligers. Zo weet iedereen welke afspraken gelden en gaat het vrijwilligersbeleid echt leven. Deel het daarom met alle medewerkers én met elke nieuwe vrijwilliger.

Verder is het van belang om het vrijwilligersbeleid mee te laten groeien met de organisatie en met actualiteiten die spelen in de wereld. Blijf op de hoogte van relevante trends en ontwikkelingen, zodat je hier op in kunt spelen. Neem periodiek, bijvoorbeeld eens per jaar, de tijd om het vrijwilligersbeleid nog eens door te nemen. Gelden alle zaken nog? Zijn er wellicht dingen veranderd en moeten deze aangepast worden? En vernieuw het complete vrijwilligersbeleid elke 4 tot 5 jaar.

Meer over het vrijwilligersbeleid

Wil je meer weten over het opstellen van een sterk en toekomstbestendig vrijwilligersbeleid? Dan is de basistraining vrijwilligersmanagement echt iets voor jou. Hierin leer je hoe je een stevige basis legt voor het werken met vrijwilligers, inclusief het maken van een goed vrijwilligersbeleid. Liever persoonlijk advies? Wij kunnen jouw organisatie adviseren en (een deel van) het werk uit handen nemen. Bekijk de mogelijkheden op deze pagina.

Veel succes met het opstellen of verbeteren van jouw vrijwilligersbeleid. Je zet hiermee een grote stap richting een sterke vrijwilligersorganisatie!

Extra tips: in de onderstaande podcastaflevering delen we 3 dos en don’ts over het vrijwilligersbeleid. En in de onderstaande video herhalen we de informatie uit dit blog nog een keer.