Misschien herken je dit wel: je vrijwilligers zijn betrokken en zetten zich met veel enthousiasme in, maar het voelt nog niet alsof ze echt een team vormen. Tijdens bijeenkomsten zitten steeds dezelfde mensen bij elkaar, nieuwe vrijwilligers vinden lastig aansluiting en als jij degene bent die de vrijwilligers begeleidt, lijkt iedereen op jou te wachten zodra je een keer afwezig bent.
Veel mensen die met vrijwilligers werken denken dan dat er iets mis is met hun team. Gelukkig is dat meestal niet het geval. Een sterk team ontstaat namelijk niet vanzelf. Vrijwilligers werken vaak op verschillende momenten, hebben uiteenlopende achtergronden en motivaties en nieuwe mensen sluiten regelmatig aan. Juist daarom vraagt het bouwen aan een hecht vrijwilligersteam om bewuste aandacht.
Of je nu vrijwilligerscoördinator bent of vanuit een andere functie vrijwilligers begeleidt: in dit artikel ontdek je hoe vrijwilligersteams zich ontwikkelen, hoe je herkent in welke fase jouw team zich bevindt en wat je kunt doen om de samenwerking, betrokkenheid en het teamgevoel te versterken.
In dit artikel lees je:
- Waarom vrijwilligers niet vanzelf een team vormen;
- Welke ontwikkelfases vrijwel ieder team doorloopt en wat jouw rol als begeleider daarin is;
- Hoe je herkent in welke fase jouw vrijwilligersteam zich bevindt;
- Welke praktische stappen je kunt zetten om de samenwerking, betrokkenheid en het teamgevoel te versterken.
Waarom vormen vrijwilligers niet vanzelf een team?
Veel organisaties gaan ervan uit dat mensen vanzelf naar elkaar toegroeien zodra ze hetzelfde werk doen. In de praktijk werkt dat anders.
Vrijwilligers kiezen er vaak bewust voor om zich in te zetten, maar ieder doet dat vanuit een eigen motivatie. De één komt vooral voor het sociale contact, de ander wil iets betekenen voor een ander en weer iemand anders wil graag zijn kennis inzetten.
Daarnaast werken vrijwilligers meestal niet allemaal op hetzelfde moment. Er zijn nieuwe vrijwilligers die nog zoekende zijn, ervaren vrijwilligers die hun eigen werkwijze hebben ontwikkeld en soms ook verschillende subgroepen binnen de organisatie.
Dat maakt samenwerken niet onmogelijk, maar wel uitdagender. Juist daarom is het belangrijk om actief te investeren in teamvorming.
Waarom is het fijn dat vrijwilligers een team vormen?
Sommige vrijwilligers hebben een zelfstandige functie, anderen niet. Maar ongeacht het soort functie, blijft het zo dat alle vrijwilligers zich voor dezelfde organisatie inzetten. Daarom is het prettig als er een teamgevoel heerst.
Ook is het zo dat vrijwilligers die een team vormen vaak beter presteren dan vrijwilligers waar veel wrijving is. Het ‘samen’ gevoel maakt dat vrijwilligers elkaar helpen en ondersteunen en zich ook sneller inzetten voor hetzelfde doel. En dat vergroot de impact van een organisatie.
Wanneer is een groep vrijwilligers eigenlijk een team?
Een groep mensen die hetzelfde werk doet, is niet automatisch een team.
Van een echt team is pas sprake wanneer mensen:
- Werken aan een gezamenlijk doel;
- Van elkaar afhankelijk zijn om dat doel te bereiken;
- Weten wat er van hen verwacht wordt;
- Elkaar vertrouwen en durven aanspreken.
Wanneer één van deze onderdelen ontbreekt, ontstaat al snel het gevoel dat iedereen vooral zijn eigen ding doet. En dat wat zij doen niet altijd bijdraagt bij wat jouw organisatie wil bereiken.
Dat is precies waar veel vrijwilligerscoördinatoren in de praktijk tegenaan lopen.
De 7 signalen dat jouw vrijwilligers nog geen team vormen
Niet iedere groep vrijwilligers is automatisch een team. Sterker nog: veel vrijwilligersorganisaties herkennen één of meer van onderstaande signalen. Dat betekent niet dat je team 'niet goed' is, maar wel dat er nog winst te behalen valt in de samenwerking.
Verderop in dit artikel lees je hoe je dit oplost en van je vrijwilligers een beter functionerend team maakt, maar eerst nemen we 7 signalen door die erop duiden dat vrijwilligers nog geen team vormen.
- De coördinator vrijwilligerswerk is degene die alles moet oplossen
Vrijwilligers komen voor iedere vraag, irritatie of beslissing naar de coördinator toe. Dat is vaak een teken dat het team nog weinig eigenaarschap ervaart.
- Er ontstaan steeds dezelfde groepjes
Tijdens bijeenkomsten zitten dezelfde mensen bij elkaar.
Nieuwe vrijwilligers sluiten moeilijk aan. Sommige vrijwilligers kennen elkaar nauwelijks.
Subgroepen zijn heel normaal, maar wanneer ze nauwelijks nog contact met elkaar hebben, kan dit ten koste gaan van het teamgevoel.
- Nieuwe vrijwilligers voelen zich geen onderdeel van het team
Nieuwe vrijwilligers worden vriendelijk ontvangen.
Maar daarna... zoeken ze zelf maar uit hoe alles werkt.
Ze weten niet goed bij wie ze terechtkunnen. Ze voelen zich nog geen onderdeel van het geheel.
Juist de eerste weken bepalen vaak of iemand zich echt verbonden gaat voelen met de organisatie.
- Vrijwilligers weten niet goed wat ze van elkaar mogen verwachten
"Ik dacht dat zij dat zou doen."
"Dat wist ik niet."
"Ik dacht dat jij dat geregeld had."
Wanneer rollen, taken en verwachtingen onduidelijk zijn, ontstaan gemakkelijk frustraties. Niet omdat mensen niet willen samenwerken, maar omdat iedereen iets anders verwacht.
- Conflicten blijven onder de oppervlakte
Soms lijkt een team heel gezellig. Maar ondertussen wordt er vooral over elkaar gepraat in plaats van met elkaar.
Mensen slikken irritaties in. Feedback wordt vermeden. En uiteindelijk loopt de spanning steeds verder op.
Een sterk team durft verschillen juist bespreekbaar te maken.
- Vrijwilligers voelen zich vooral verantwoordelijk voor hun eigen taak
Iedereen doet netjes zijn eigen werk. Maar zodra iets buiten het eigen takenpakket valt, kijkt iedereen elkaar aan.
Een hecht team voelt zich gezamenlijk verantwoordelijk voor het eindresultaat.
- Als jij er niet bent, gebeurt er weinig
Wanneer de vrijwilligerscoördinator een keer afwezig is, vallen beslissingen stil. Dan durft niemand initiatief te nemen en wordt alles uitgesteld. Vaak betekent dit dat het team nog sterk afhankelijk is van jou als coördinator en leiderschap binnen het team mist, waardoor het teamgevoel niet kan ontstaan.
Herken je meerdere signalen?
Geen zorgen.
Vrijwel ieder vrijwilligersteam laat één of meerdere van deze signalen zien. Teamvorming is namelijk geen eindpunt, maar een proces. Juist door te herkennen waar jouw team nu staat, kun je als coördinator vrijwilligerswerk de juiste begeleiding bieden.
In de volgende paragraaf lees je welke ontwikkelfases vrijwel ieder team doorloopt en hoe je per fase kunt inspelen op wat jouw vrijwilligers nodig hebben. Dit is onderdeel van goed vrijwilligersmanagement. Wil je meer weten over wat vrijwilligersmanagement precies is en wat jouw rol als vrijwilligerscoördinator hierin is? Dat lichten we in dit blog verder toe.
De vijf fases van teamontwikkeling
Een model dat veel gebruikt wordt om teamontwikkeling te begrijpen, is het model van Bruce Tuckman. Dit is het model dat wij ook tot in detail doornemen in de basistraining vrijwilligersmanagement.
Volgens dit model doorloopt vrijwel ieder team verschillende ontwikkelfases. Dat betekent niet dat ieder team precies hetzelfde verloopt, maar de fases helpen wel om te begrijpen wat er binnen een groep gebeurt.
Nog belangrijker: iedere fase vraagt iets anders van jou als coördinator vrijwilligerswerk. Als jij de groep per fase geeft wat ze op dat moment nodig hebben, vergroot je de kans dat het team goed presteert. De vijf fases en wat het vrijwilligersteam per fase van jou nodig heeft, nemen we nu met je door.
Fase 1: Vormen
In deze eerste fase leren vrijwilligers elkaar kennen.
Je ziet vaak dat mensen vriendelijk en afwachtend zijn. Vrijwilligers kijken naar jou voor bevestiging en wachten af hoe de groep zich ontwikkelt.
Zo herken je deze fase
- Vrijwilligers zijn beleefd.
- Er worden weinig kritische vragen gesteld.
- Niemand neemt echt initiatief.
- Mensen zoeken nog hun plek.
Wat heeft de groep nodig?
Duidelijkheid.
Vertel waarom de groep bestaat, wat jullie gezamenlijk willen bereiken en wat vrijwilligers van elkaar mogen verwachten. Maak afspraken over communicatie, samenwerking en verantwoordelijkheden.
Een goede start voorkomt veel onduidelijkheid later in het proces.
Fase 2: Stormen
Na verloop van tijd voelen vrijwilligers zich veiliger. En juist dan begint men de verschillen op te merken.
Misschien hoor je opmerkingen als:
- "Waarom doet zij altijd de leuke taken?"
- "Hij komt standaard te laat."
- "Zo deden we dat vroeger nooit."
Veel coördinatoren schrikken hiervan. Toch is dit vaak een gezond teken.
Mensen durven zich uit te spreken en de groep zoekt naar een manier van samenwerken.
Wat kun jij doen?
- Blijf neutraal tijdens conflicten.
- Stimuleer vrijwilligers om eerst met elkaar in gesprek te gaan.
- Maak verschillen bespreekbaar.
- Zorg voor een veilige sfeer waarin iedereen zijn mening durft te geven.
Conflicten zijn niet altijd een probleem. Niet bespreekbare conflicten zijn dat vaak wel.
Fase 3: Normeren
Langzaam ontstaat er vertrouwen.
Vrijwilligers weten wat ze aan elkaar hebben en ontwikkelen gezamenlijke normen en gewoonten.
Je merkt bijvoorbeeld dat:
- Vrijwilligers elkaar helpen;
- Feedback makkelijker wordt gegeven;
- Mensen elkaars kwaliteiten kennen;
- Nieuwe vrijwilligers sneller worden opgenomen.
Wat heeft de groep nodig?
Dit is een mooi moment om verantwoordelijkheden steeds meer bij de groep neer te leggen. Delegeren en durven loslaten dus!
Fase 4: Presteren
Nu functioneert het team optimaal.
Vrijwilligers werken zelfstandig samen, lossen veel zaken zelf op en voelen zich gezamenlijk verantwoordelijk voor het resultaat.
Wat vraagt dit van jou?
Jouw rol verandert steeds meer van aansturen naar coachen.
Dat betekent niet dat je overbodig bent, maar wel dat je meer ruimte kunt geven aan de groep.
Fase 5: Veranderen
Veel mensen noemen deze fase 'opheffen', maar bij vrijwilligers zie je vaker dat teams veranderen dan volledig stoppen.
- Er vertrekken vrijwilligers.
- Nieuwe mensen sluiten aan.
- Taken veranderen.
- Een nieuwe coördinator begint.
- En daarmee begint het ontwikkelproces vaak opnieuw.
Dat is heel normaal.
Wat vraagt dit van jou?
Teamontwikkeling is geen rechte lijn, maar een proces dat zich steeds opnieuw herhaalt. Dit inzicht is cruciaal voor jezelf om niet ontmoedigd te raken. Verder is het belangrijk dat jij het team weer opnieuw door alle fases heen begeleid, wat in dit geval betekent dat je weer mag focussen op fase 1 en mag zorgen voor duidelijkheid.
Snelle check: in welke fase zit jouw vrijwilligersteam?
Twijfel je in welke fase jouw team zich bevindt? Gebruik onderstaande tabel als eerste indicatie. Houd er wel rekening mee dat teams niet altijd alle fases netjes doorlopen en soms kenmerken van meerdere fases tegelijk laten zien.
| Fase | Hoe herken je deze fase? | Wat heeft jouw team nodig? | Wat kun je vandaag al doen? |
|---|---|---|---|
| 1. Vormen | Vrijwilligers zijn afwachtend, leren elkaar kennen en kijken vooral naar jou voor richting. | Duidelijkheid, structuur en veiligheid. | Geef heldere verwachtingen, leg rollen uit en zorg voor een warm welkom. Bijvoorbeeld door een kennismakingsmoment te kiezen en verwachtingen te bespreken. |
| 2. Stormen | Er ontstaan meningsverschillen, groepjes of irritaties. Vrijwilligers spreken zich vaker uit. | Ruimte om verschillen bespreekbaar te maken en duidelijke afspraken. | Blijf neutraal, begeleid gesprekken en stimuleer vrijwilligers om zelf oplossingen te vinden. Dit doe je door vrijwilligers eerst met elkaar in gesprek te laten gaan. Jij kunt als onpartijdige coördinator dit gesprek begeleiden door ze uit discussies te houden. Dit doe je o.a. door het bij de feiten te houden. |
| 3. Normeren | Vrijwilligers weten elkaar te vinden, helpen elkaar en maken samen afspraken. | Vertrouwen, eigenaarschap en samenwerking. | Geef verantwoordelijkheden aan het team en stimuleer feedback. Laat het team ook zelf afspraken maken. |
| 4. Presteren | Het team werkt zelfstandig samen en lost veel zaken zelf op. | Ruimte, waardering en uitdaging. | Coach op afstand, delegeer taken en vier successen. |
| 5. Veranderen | Er vertrekken of komen vrijwilligers bij, waardoor de groepsdynamiek verandert. | Begeleiding en opnieuw duidelijke verwachtingen. | Help het team opnieuw zijn weg te vinden en besteed aandacht aan nieuwe teamleden. Start desnoods opnieuw bij fase 1 door duidelijkheid te geven. |
Een voorbeeld uit de praktijk
Een medewerker welzijn van een ouderenzorgorganisatie was nog maar net begonnen in haar nieuwe functie toen zij werd uitgenodigd voor een overleg met de vrijwilligers. Vooraf wist zij niet wat het doel van de bijeenkomst was. Tijdens het overleg werd al snel duidelijk dat het vrijwilligersteam een moeilijke periode achter de rug had.
Na het vertrek van de vorige medewerker welzijn hadden de vrijwilligers geprobeerd de dagelijkse werkzaamheden zo goed mogelijk voort te zetten. In de praktijk namen de meer mondige vrijwilligers steeds vaker de leiding, terwijl de stillere vrijwilligers zich juist op de achtergrond hielden. Het was voor veel vrijwilligers onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk was en wat er van hen werd verwacht. Het team had opnieuw behoefte aan structuur, duidelijkheid en richting.
Door het vertrek van de vorige medewerker welzijn was de dynamiek binnen het team veranderd. Daardoor was het team als het ware teruggevallen naar een eerdere ontwikkelfase, waarin rollen, verwachtingen en onderlinge samenwerking opnieuw moesten worden afgestemd.
De nieuwe medewerker welzijn bracht stap voor stap weer duidelijkheid aan. Zij maakte afspraken over rollen en verantwoordelijkheden, gaf richting aan de samenwerking en zorgde ervoor dat iedereen wist wat er van hem of haar werd verwacht. Hierdoor ontstond meer rust binnen het team en kon de groep zich opnieuw ontwikkelen tot een goed samenwerkend team.
Dit voorbeeld laat zien dat veranderingen binnen een team tijdelijk voor onrust kunnen zorgen. Dat is heel normaal. Met voldoende duidelijkheid, begeleiding en aandacht voor de groepsontwikkeling kan een team daarna weer doorgroeien naar een fase waarin vrijwilligers prettig samenwerken en optimaal tot hun recht komen.
Waarom sommige vrijwilligersteams blijven hangen
Niet ieder team groeit vanzelf door. Soms blijft een groep jarenlang hangen in de stormfase.
Vaak komt dat doordat verwachtingen onduidelijk zijn of omdat conflicten uit de weg worden gegaan. Herken je dit uit de praktijk?
Vraag jezelf dan eens af (en bespreek het ook met de vrijwilligers):
- Weten vrijwilligers waarom zij dit werk doen?
- Zijn rollen en verantwoordelijkheden duidelijk?
- Voelen vrijwilligers zich veilig om elkaar feedback te geven?
- Is er voldoende onderling contact?
- Worden successen samen gevierd?
Met andere woorden: geef jij als coördinator de groep per fase wat het nodig heeft om goed te presteren en door te stromen naar de volgende fase?
Vijf manieren om meer teamgevoel te creëren
Gelukkig kun je als coördinator vrijwilligerswerk veel doen om samenwerking te versterken.
We zetten een paar praktische tips voor je op een rij.
- Vertel regelmatig waarom het werk ertoe doet.
Vrijwilligers verbinden zich makkelijker aan een gezamenlijke missie dan aan een takenlijst. - Maak rollen duidelijk en zorg dat iedereen een passende rol heeft.
Onduidelijkheid zorgt vaak voor frustratie en frustratie werkt verbinding in teams tegen. Daarnaast zien wij in de praktijk regelmatig dat een vrijwilliger een rol heeft die helemaal niet bij hem of haar past. Dat zorgt voor wrijving. Pols daarom regelmatig of wat iemand doet ook is wat bij hem of haar past. - Laat nieuwe vrijwilligers meelopen met een ervaren vrijwilliger.
Zo voelen zij zich sneller onderdeel van het team. En het helpt voor de vrijwilligers die al wat langer meedraaien om de nieuwe vrijwilligers te accepteren. - Vier successen.
Een bedankje of gezamenlijk koffiemoment doet vaak meer dan je denkt. Hoe dan ook: successen samen vieren verbindt en motiveert. Dit stimuleert het ‘samen’ gevoel. - Geef vrijwilligers steeds meer eigenaarschap.
Mensen voelen zich meer betrokken wanneer zij invloed ervaren. En betrokkenheid is goed voor het teamgevoel! Dat maakt delegeren en loslaten ook zo belangrijk. Daarnaast is het goed om vrijwilligers zelf invulling te laten geven aan het vrijwilligerswerk binnen de gelende kaders en richtlijnen. Dat bevordert het gevoel van eigenaarschap en autonomie.
Handig om te kijken: in deze video delen we nog andere tips over hoe je het teamgevoel onder vrijwilligers nog meer kunt bevorderen.
Een sterk team ontstaat niet vanzelf
Vrijwilligers die goed samenwerken zijn zelden toevallig een sterk team geworden. Daar gaat aandacht, begeleiding en tijd aan vooraf.
Door te begrijpen in welke ontwikkelfase jouw team zich bevindt en daarop aan te sluiten, vergroot je de betrokkenheid, samenwerking én het werkplezier van vrijwilligers.
En misschien wel het belangrijkste: je voorkomt dat jij als coördinator vrijwilligerswerk alles zelf moet blijven oplossen.
Wil jij ook bouwen aan een sterker vrijwilligersteam?
Een hecht vrijwilligersteam ontstaat niet vanzelf. Als coördinator speel jij een belangrijke rol in het begeleiden van de groep. Door te begrijpen hoe teams zich ontwikkelen en wat vrijwilligers in iedere fase nodig hebben, voorkom je veel onnodige frustraties. Je creëert meer eigenaarschap, betere samenwerking én houdt uiteindelijk zelf meer tijd over.
Wil je hier stap voor stap mee aan de slag? In onze basistraining vrijwilligersmanagement leer je hoe je vrijwilligers begeleidt naar een betrokken en zelfstandig team. Je ontdekt onder andere hoe je teamontwikkeling herkent, vrijwilligers motiveert, verantwoordelijkheden kunt delegeren en meer eigenaarschap creëert binnen je organisatie. Alle lessen zijn direct toepasbaar in de praktijk, zodat je niet alleen begrijpt hoe het werkt, maar er ook meteen mee aan de slag kunt.
Dat is precies wat deelnemer Petra na afloop van de training ervaarde:
"Ik doe nu evaluatiegesprekjes, ik maak nieuw beleid, ben me bewuster van hoe ik mijn dagen invul en structuur kan maken. En vooral merk ik dat ik dingen heb gedaan zodat de vrijwilligers zelfstandiger kunnen werken. Dat helpt me enorm."
-Petra Klein (Yugen Forest)
Wil jij ook met meer vertrouwen leidinggeven aan vrijwilligers en bouwen aan een sterk vrijwilligersteam? De afgelopen jaren hielpen wij met onze trainingen al honderden vrijwilligerscoördinatoren en andere professionals die met vrijwilligers werken. De inzichten, praktijkvoorbeelden en oefeningen uit die trajecten hebben wij verwerkt in de basistraining vrijwilligersmanagement. Zo leer je niet alleen de theorie, maar vooral wat in de praktijk werkt.
Wil je op de hoogte blijven van nieuws en ontwikkelingen over vrijwilligersmanagement? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.
Reactie plaatsen
Reacties